EOS módelið: Fundum breytt, forgangsröðun verkefna og allir mældir

„Ég kynntist þessu þannig að árið 2019 var ég að skoða ýmsar leiðir fyrir fyrirtæki að styðjast við til að ná sem bestum árangri. Ég var bara að gúggla á netinu og fór að rekast aftur og aftur á EOS og svona setningar eins og „við hefðum ekki getað þetta án EOS,“ eða „við notum EOS“ og svo framvegis,“ segir Bjarki Jóhannesson, stjórnendaþjálfari hjá Bravo og EOS Implementer um það hvað gerði það að verkum að hann kynntist EOS á sínum tíma.

EOS er aðferðarfræði fyrir stærri og smærri fyrirtæki sem gengur út á að skapa fyrirtækjum skýra sýn, umgjörð fyrir drifkraft til að ná markmiðum sínum og byggja upp ábyrga og heilbrigða fyrirtækjamenningu.

Í dag og á morgun fjallar Atvinnulífið um EOS aðferðarfræðina, en samkvæmt heimasíðu EOS styðjast ríflega 170 þúsund fyrirtæki í heiminum í dag við þetta módel.

Virkar fyrir stór og lítil fyrirtæki

EOS er skammstöfun fyrir „Entrepreneurial Operating System“ og segir Bjarki söguna á bakvið aðferðarfræðina nokkuð skemmtilega, en höfundur hennar heitir Gino Wickman.

„Í stuttu máli verður aðferðarfræðin til í kjölfar þess að Gino Wickman tekur við fyrirtæki fjölskyldunnar um aldamótin , sem þá var í basli. Hann fer þá að sækja sér upplýsingar og reyna að læra af öðrum eftir því sem hann gat og skoðaði þá mismunandi aðferðarfræði og leiðir sem ýmsir fræðimenn höfðu lagt fram,“ segir Bjarki og bætir við:

„Úr verður að ekki aðeins tókst honum að snúa rekstri fyrirtækisins við og selja það, heldur áttar hann sig á því í kjölfarið að hann hafði í raun búið til módel sem virkaði. Það er EOS í dag en um þessa aðferðarfræði skrifaði hann bókina Traction sem kom út árið 2007 og selst hefur í milljónum eintaka.“

Bjarki starfaði sjálfur hjá Premis þegar hann kynnist EOS fyrst en það er síðar sem hann öðlaðist réttindi til að innleiða og vinna með fyrirtækjum að EOS, sem hann gerir í dag í gegnum fyrirtækið sitt Bravo.

„Ég hef unnið með stórum og litlum fyrirtækjum og það sem er merkilegt við aðferðarfræði EOS er að hún virkar hvort sem fyrirtækin eru fimm manna, tuttugu manna, fimmtíu manna fyrirtæki eða stærri,“ segir Bjarki.

Hvað finnst þér vera helsta gryfjan eða hindrunin hjá fyrirtækjum samt, við að innleiða EOS?

Mikilvægast af öllu er að framkvæmdastjórn fyrirtækjanna sé að skuldbinda sig nægilega vel. Það er erfitt að vinna þessu framgang ef það er ekki til staðar.“

Bjarki segir svolítið um að íslensk fyrirtæki séu að taka upp EOS. Ekki aðeins viðskiptavinir á hans vegum, heldur einnig fyrirtæki þar sem stjórnendur hafa kynnst EOS sjálfir. Til dæmis í námi í Bandaríkjunum.

Sex lykilþættir: Fundum breytt og fleira

Bjarki segir aðferðarfræði EOS byggja á sex lykilþáttum, en þeir eru:

1. Að fyrirtækið sé með skýra sýn.
2. Að það sé rétt fólk í réttum sætum
3. Að verið sé að nota gögn til að segja okkur hvernig gengur.
4. Að draga fram málin og tækla þau
5. Að skjala og einfalda öll mikilvægustu ferlin og tryggja að allir fylgi
6. Að byggja upp drifkraft með ársfjórðungslegum forgangsverkefnum og fundarskipulagi.

Eitt af því sem vekur athygli í EOS aðferðarfræðinni eru vikulegir fundir . En flest fyrirtæki eru með sína reglubundnu fundi nú þegar.

Er verið að tala um að bæta við vikulegum fundum?

„Nei alls ekki. Fundum er breytt þannig að þeir fylgi eftir EOS aðferðarfræðinni. Sem meðal annars tryggir þá að þeir verða mun markvissari. því oft fer rosalega langur tími í það á fundum að ræða ekki um þau mál sem mestu máli skipta,“ segir Bjarki og tekur dæmi:

„Segjum til dæmis framkvæmdastjórnarfundur. Þar er áfram verið að rýna í fjárhagsgögn, hver deildarstjóri að segja frá sínum helstu verkefnum og svo framvegis, en bara með öðrum hætti Á vikulegum fundunum í EOS aðferðafræðinni fer fyrri hluti fundarins bara í að fara yfir stöðuna, án umræðna. Þar eru fimm mínútur teknar í hvern lið.“

Næst segir Bjarki að farið sé yfir skorkortið, stöðuna á forgangsverkefnum og hvort allir hafa lokið þeim verkefnum sem það tók að sér á síðasta fundi. 

Síðari hluti fundarins fer síðan í að draga fram og leysa úr þeim málum sem upp hafa komið í vikunni og/eða frá yfirferðinni í fyrri hluta fundarins.

„Þau mál geta verið mörg og þá er gott að tryggja að forgangsröðunin sé rétt þannig að þau mál sem teljast mikilvægust séu tækluð fyrst en önnur mál leyst eða skoðuð síðar,“ segir Bjarki og bætir við:

Aðferðafræðin tryggir að allir eru að vinna í réttu hlutunum og leysa þau mál sem skipta fyrirtækið mestu máli. 

Sérhæfðar deildir nota alveg sömu aðferðafræði á sínum fundum en geta bætt við dagskrárlið. Til dæmis að fara yfir sölutækifæri eða verkefni fyrir viðskiptavini.“

Þá segir Bjarki mikilvægt að minnast á fyrirtækjamenninguna sem slíka.

„Því EOS miðar líka við að byggja upp ábyrga og heilbrigða fyrirtækjamenningu. Þess vegna tölum við ekki um skipurit heldur ábyrgðarrit. Þar sem ábyrgð og hlutverk hvers og eins starfsmanns er skýrt öllum. Gildin eru líka mjög mikilvæg og unnin aðeins öðruvísi en algengast er. Í hverjum ársfjórðungi setjast yfirmenn síðan niður með sínu fólki, fara yfir gildin og hvort viðkomandi telji sig mátast vel við þau.“

Þá segir Bjarki traust í öllum teymum mikilvægt atriði í EOS því það leiði til hreinskipta og opinna samskipta, sem er mikilvægur luti af heilbrigðri fyrirtækjamenningu.

Hvað hefur þér fundist ánægjulegast við að sjá gerast hjá fyrirtækjum sem hafa tekið upp EOS aðferðarfræðina?

„Það er auðvitað fyrst það hversu vel gengur að ná markmiðum fyrirtækisins. En ekkert síður það hvað það virkjast allir innan fyrirtækisins. Því EOS virkjar alla starfsmenn sem þýðir að dag frá degi eru miklu fleiri sem koma að borði með hugmyndir, tillögur að lausnum eða úrbótum og svo framvegis.“