Kostir og gallar: Erum orðin svo vön því að gera margt í einu

Kostirnir eru til dæmis þeir að við náum oft að afkasta mjög mörgu á stuttum tíma. Förum jafnvel í ofur-gírinn okkar og náum ótrúlega góðum árangri í mörgu í einu. Margir segjast til dæmis oft vinna best undir pressu. Og þá stundum þá að klára heilu verkefnalistana á mettíma.

Fyrir vinnustaðinn getur þetta sparað heilmikinn pening. Sem mælist þá í hinni sívinsælu framleiðniaukningu. Á þeim vinnustöðum þar sem vinnutíminn er sveigjanlegur, getur þetta einnig stytt vinnutímann þinn verulega þannig að þú nærð meiri frítíma.

Gallarnir eru hins vegar þeir að það að multitaska getur ekki verið viðvarandi hjá okkur. Því þá eru líkur á að skilvirknin okkar í starfinu minnki. Meiri hætta er á mistökum og mörg verkefnanna okkar gætu endað með að vera ekki nógu vel unnin, þótt þau séu svo sem alveg sæmilega góð og án mistaka.

Að venja sjálfan sig líka á vera alltaf að gera margt í einu, getur aukið líkurnar á kvíða. Sem skýrist einfaldlega vegna þess að við fáum aldrei svigrúm til að einbeita okkur að verkefnum, erum með heilann á yfirsnúningi alltaf og spennumst upp.

Hér gildir því fyrst og fremst hin góða og gullna regla: Allt er gott í hófi.

Á netinu er hægt að rýna í ýmiss góð ráð um það, hvernig best er að þjálfa sig í að vera góð í að multitaska. Svona ef það er hugsað sem markmið út af fyrir sig.

Rauði þráðurinn í flestum þessara góðu ráða er gott skipulag. Þar sem fer sérstaklega saman góð tímastjórnun og góður verkefnalisti. 

Sem reyndar er það sama og gildir almennt því flestum okkur líður betur þegar okkur finnst við ráða vel við öll verkefnin okkar. Fyrir vinnuna eða fyrir einkalífið.

Góðu ráðin: Alltaf markmið að líða vel hið innra

Þegar kemur að góðu ráðunum er gott að muna að stærsta verkefnið okkar snýst í rauninni um að okkur líði sem best hið innra. Og séum þannig að ná árangri og jafnvægi þar sem þess þarf.

Við þurfum til dæmis jafnvægi í því að vera ekki alltaf á yfirsnúning í vinnunni.

Við þurfum líka jafnvægi á milli heimilis og vinnu.

Þannig að til að hjálpa okkur í þessu, skulum við rýna í nokkur góð ráð sem eru sígild.

1. Að muna eftir öllum verkefnum

Strangt til tekið helst það oft í hendur að vera öguð í tímastjórnun og vera með góðan verkefnalista. En þegar við hugum að þessu tvennu, er ekkert síður mikilvægt að muna þá eftir öllum ósýnilegu verkefnunum okkar.

Þeim sem okkur dettur kannski ekki í hug og teljast launalaus. Í neðangreindu viðtali er rætt við Ingrid Kuhlman, framkvæmdastjóra Þekkingarmiðlunar um þessa ósýnilegu vinnu okkar. Því oft er hún í bland: Eitthvað sem tengist vinnunni okkar eða einkalífi.

2. Fyrsta ráðið er að segja NEI

Í meðfylgjandi viðtali við Gunnar Jónatansson, framkvæmdastjóra og aðalþjálfari IBT á Íslandi, má sjá nokkur góð ráð sem hjálpa til við að búa til og fylgja eftir góðum verkefnalista.

Því til þess að vera skipulögð, halda tímastjórnun, klára verkefnin okkar og verða jafnvel góð í því að leysa úr nokkrum hlutum í einu, þarf verkefnalistinn að vera raunhæfur og góður.

Fyrsta ráðið sem Gunnar gefur því er að læra að segja NEI við ákveðnum verkefnum. Þá segir Gunnar um algengustu mistökin:

„Í fyrsta lagi að skrá of mörg verkefni niður og í framhaldi af þeim vanda að vera feimin við að henda af listanum því sem ekki stendur til að gera í nánustu framtíð eða jafnvel aldrei,“ segir Gunnar.

Góðu ráð Gunnars má sjá hér.

3. Truflanir eða fókus

En það er ekki nóg að muna eftir öllum verkefnunum eða að setja sér markmið um að koma mörgu í verk á stuttum tíma.

Eftir stendur hvernig okkur á að takast það.

Sem oftar en ekki snýst fyrst og fremst um að halda einbeitingunni að því sem við erum að gera. Að vera einbeitt. Þótt það þýði að við ætlum okkur að vera einbeitt í því að multitaska.

Hvað kannast til dæmis margir við að kíkja alltaf á nýjan tölvupóst eða aðrar tilkynningar um samskipti á TEAMS, Messenger og svo framvegis, um leið og þær poppa upp. Sem þó getur verið: vinnutölvupósturinn okkar + prívatpósturinn okkar + TEAMS eða sambærileg samskiptaforrit í vinnunni + þeir samfélagsmiðlar sem við notum.

Ekki nema von að við séum orðin vön því að multitaska ef allt þetta er í gangi og meira til!

En í meðfylgjandi grein eru nokkur góð ráð sem geta hjálpað okkur að halda einbeitingu.