Hefðum jafnvel brugðist fyrr við með yngra fólk í stjórnum

„Þessi viðbrögð við sviðsljósinu vekja upp spurningar, svo sem um hvort fleiri dæmi séu um að það stjórnir hafi látið duga að „taka alvarlega“ tiltekin mál, svo lengi sem þau rötuðu ekki í sviðsljósið?“ segir Helga Hlín Hákonardóttir lögmaður, stjórnarkona og einn ráðgjafi Strategíu um góða stjórnarhætti.

Helga Hlín veltir fyrir sér hvort mál þurfi hreinlega að rata í fjölmiðla til þess að þolendum sé veittur raunverulegur stuðningur. Svo virðist að minnsta kosti vera í sumum tilvikum. Ekki aðeins í máli Vítalíu Lazareva, heldur einnig mál á borði KSÍ að virtist í fyrra.

Í Atvinnulífinu í þessari viku er fjallað um valdamikla gerendur og þeirri spurningu velt upp hvort ástæða sé til þess að stjórnir og hluthafahópar, til dæmis stærstu fyrirtækja landsins, skoði alvarlega hvernig hægt er að fyrirbyggja að mál sem þessi líðist og/eða hvernig bregðast skuli við þeim.

Stjórnir geta alltaf brugðist við ef meirihlutinn kýs að gera það

Í október síðastliðnum birti Vítalía Lazareva færslu á Instagramsíðu sinni, þar sem hún sagði frá því að þjóðþekktir menn hefðu brotið á henni. Í færslunni nafngreindi Vítalía mennina og sagði þá vera Arnar Grant, Ara Edwald, Hreggvið Jónsson og Þórð Má Jóhannsson. Síðar bættist nafn Loga Bergmanns við sem meintur gerandi.

Allt valdamiklir menn á svipuðum aldri og foreldrar Vítalíu eða eldri.

Lýsingin á kynferðisofbeldinu var gróf og þótt Instagramfærslunni hefði síðar verið eytt, voru skjáskot af henni send manna á milli næstu daga og vikur á eftir.

Líka til fjölmiðla.

Í kjölfarið reyndu ýmsir fjölmiðlar að ná tali af Vítalíu eða forsvarsmönnum þeirra fyrirtækja sem mennirnir tengjast. 

Þá hefur komið fram að fjölmiðlar hafi reynt að fá viðbrögð frá stjórnum þessara fyrirtækja, til dæmis Festu, sem er almenningsfélag í meirihlutaeigu íslenskra lífeyrissjóða. Festi á til að mynda fyrirtækin Krónan, Elko og N1 og telst til stærstu vinnustaða landsins.

Lítið var um viðbrögð.

Í samtali við Stundina þann 17.nóvember 2021 sagði Eggert Kristófersson, forstjóri Festi þó:

„Ég hef fengið símtöl frá ýmsum aðilum varðandi málið en ekkert formlegt erindi hefur verið sent á mig eða félagið vegna málsins.“

Stuttu eftir að Vítalía sagði sögu sína í hlaðvarpsþætti Eddu Falak, var tilkynnt um að Ari Edwald, forstjóri Ísey skyr útflutnings, væri farinn í leyfi að eigin ósk.

Í viðtali við fréttastofu Stöðvar 2 sagði Elín Margrét Stefánsdóttir, stjórnarformaður Íseyjar útflutnings:

„Við vissum af þessu strax í haust þegar þetta kom á samfélagsmiðlum og við tókum það mjög alvarlega. Þá var gert samkomulag við hann að ef það yrði eitthvað meira úr þessu, kærur eða eitthvað slíkt þá myndi hann óska eftir leyfi,“ sagði Elín Margrét Stefánsdóttir, stjórnarformaður Íseyjar útflutnings.

Síðar var tilkynnt um að Ara hefði verið sagt upp.

Þá tilkynnti stjórn Festi að starfsreglur stjórnar yrðu endurskoðaðar og nýjar reglur kynntar á aðalfundi félagsins þann 22.mars næstkomandi.

Þarf þess spyr fólk? 

Hafa stjórnir virkilega ekki rými til að taka á öllum þeim málum sem kunna að koma upp og tengjast fyrirtækinu, orðspor þess eða ímynd?

Helga Hlín Hákonardóttir hefur setið í ýmsum stjórnum stórra félaga sem og látið sig góða stjórnarhætti varða. 

Þá hefur Helga Hlín komið að mótun starfsreglna stjórna, bæði sem stjórnarkona, sem ráðgjafi stjórna og sem lögfræðingur.

Við óvænt, vandasöm og flókin mál er stjórn ávallt ákvörðunarbær svo lengi sem mál heyrir undir hana. 

Taki starfsreglur stjórnar ekki á tilteknu máli, eða taki þær á máli á ófullnægjandi hátt, þá er stjórn ávallt í lófa lagið að breyta starfsreglum sínum eða ákveða að víkja frá þeim með formlegum og rökstuddum hætti, svo lengi sem vilji meirihluta stjórnar sé til þess,“ 

segir Helga Hlín.

Helga Hlín segir að þótt stjórnir hafi alltaf leiðir til að bregðast við, hafi þær ekki heimild til að víkja öðrum stjórnarmönnum frá.

„Komi fram ásakanir sem stjórnarmaður neitar að bregðast við í takt við vilja stjórnar, er kominn upp trúnaðarbrestur innan stjórnar. Jafnframt er kominn upp trúnaðarbrestur gagnvart hluthöfum, sem eru í góðri trú með að stjórn starfi af heilindum í takt við lög ,stefnur og gildi fyrirtækisins. Stjórn hefur hins vegar ekkert vald til að víkja stjórnarmanni frá. En á sama tíma er stjórn ekki starfhæf vegna trúnaðarbrests.“

Og hvað á stjórnin að gera þá?

„Ég ætla að vísa til mér vitrara fólks á sviði meðvirkni og þöggunar, en í mínum huga hefur það ekki verið flókið að svara því hvort maður er tilbúinn að starfa undir trúnaðarbresti eða ekki. Hvaða dómgreind og siðgæði maður vill vera þátttakandi í og axla ábyrgð á? Sá veldur sem á heldur,“ segir Helga Hlín og bætir við:

„Stjórn hefur því ekki önnur úrræði en að segja af sér og boða til hluthafafundar þar sem stjórn er kosin upp á nýtt.“

„Allavega ekki gera ekki neitt“

Helga Hlín tekur undir það að viðbrögðin við frásögn Vítalíu virðast hafa verið mjög sein.

Það er athyglivert að stjórnir virðast hafa látið duga að „taka mál alvarlega“ svo lengi sem málsatvik urðu ekki opinber, og virtust ákveða að grípa aðeins til ráðstafana ef mál yrðu opinbert og mögulegur fjárhagslegur skaði kynni að hljótast af afleiddri orðsporsáhættu. 

Og viðbrögð snerust að því er virðist um að koma stjórnum og fyrirtækjunum út úr óþægilegum aðstæðum sviðsljóssins, tempra orðsporsáhættu og á sama tíma lýsa þeirri stefnu að stjórn styðji við þolendur.“

En duga góðir stjórnarhættir og starfsreglur stjórna ekki til þegar kemur að #metoo málum?

„Ég held að rauði þráðurinn í umræðunni um góða stjórnarhætti og #metoo málin sé að samfélagið hefur hafnað hegðun þeirra sem þræða mörk hins löglega og finna ekki til ábyrgðar fyrr en lög hafa verið brotin. Umræðan núna snýst um mjög alvarlegar ásakanir og við erum úti í miðri á og höfum ekki allar upplýsingar um málin, aðrar en þær þetta eru alvarleg mál. Og þau geta því endað á ýmsa vegu; allt frá því að það gerist ekkert frekar í þeim yfir í mögulega alvarlega refsidóma,“ segir Helga Hlín.

Hún segir góða stjórnarhætti og #metoo eiga margt sameiginlegt annað en að vera viðbrögð við óæskilegri hegðun.

Því í raun eigi góðir stjórnarhættir meðal annars að snúa viðskiptalífinu frá þeirri stefnu að „allt sé leyfilegt svo lengi sem það sé ekki bannað með lögum.“

„Fyrirtækin ganga lengra en lögin segja til um til að útfæra og aðlaga stefnu, skipulag og stjórnarhætti í samræmi við leiðbeiningar sem viðskiptalífið sjálft hefur sett. Þau bæta gegnsæi og skapa skilning og sátt um hlutverk, umboð og ábyrgð okkar sem störfum innan fyrirtækja,“ segir Helga Hlín og bætir við: 

„Og #metoo málin snúast einmitt um þennan sama kjarna: Að við gerum ríkari kröfur til okkar sem manneskja heldur en að leyfa okkur allt svo lengi sem það er ekki refsivert samkvæmt lögum. Að við ræðum og skiljum hlutverk og stöðu hvers og eins okkar, hvaða heimildir við höfum gagnvart hvert öðru og hvaða ábyrgð við berum gagnvart hvert öðru.“

Helga Hlín segir góða stjórnarhætti á blaði svo sem ekki gera mikið eina og sér. Málin snúist að miklu leyti um þennan mannlega þátt.

„Ég held að við séum einfaldlega að tala um góða dómgreind siðmenntaðs fólks og að við komum fram við hvert annað eins og við viljum að komið sé fram við okkur og okkar fólk.“

Þarna þurfi stjórnir einfaldlega að velta fyrir sér dómgreind og siðgæði:

Hver er raunveruleg sannfæring og stefna stjórnar og stjórnenda, 

hvaða verklag er viðhaft til að bregðast við málum sem þessum 

– og hverjir eru burðir stjórnar til að taka ákvarðanir á grundvelli þeirra?

En ég geri mér fyllilega grein fyrir að viðbrögð stjórna eru vandasöm þegar mál eru jafn flókin og til dæmis #metoo mál, eineltismál, rannsóknir á auðgunarbrotum og málefni uppljóstrara. 

Þess vegna er borðleggjandi að kalla til sérfræðinga á viðkomandi sviði til aðstoðar ef fyrirtækin eru ekki þegar með stefnur, verkferla og sérfræðinga innanborðs til að bregðast við. 

Það á ekki síður við ef mál varðar stjórn eða æðstu stjórnendur sem eru yfirmenn innanhúss sérfræðinga á viðkomandi sviði, svo sem mannauðsstjóra, og þá er enn brýnna að kalla til utanaðkomandi sérfræðinga. 

Allavega ekki gera ekki neitt,“

segir Helga Hlín.

Fólk í stjórnum þarf að takast á við „óþægilega“ hluti

Helga Hlín segir góða stjórnarhætti mega sín lítils ef yfirlýst stefna og hispurlausar siðareglur kveða ekki á um að fyrirtæki, stjórn og starfsmenn lifi í sátt við samfélagið og axli samfélagslega ábyrgð.

Þá segir hún stefnu og siðareglur líka þurfa að fara saman með fyrirtækjamenningunni.

„Og þá reynir á að stjórn sé meðvituð um raunverulega fyrirtækjamenningu sem og æskilega fyrirtækjamenningu og mikilvægi hennar frá stjórn og niður á gólf. Stjórn og stjórnendur eru fyrirmyndir og verða að sýna það í verki.“

Í ljósi umræðunnar sem verið hefur í kjölfar frásagnar Vítalíu Lazareva, mælir Helga Hlín með því að fólk í stjórnum líti í eiginn barm.

„Ég held því að hver og ein stjórnarmanneskja eigi að nota þetta tilefni til að rýna þær stefnur og þau gildi sem fyrirtækin standa fyrir. Hvort þau séu aðeins falleg orð á blaði eða hvort þau eru raunverulega hluti af menningu fyrirtækisins og stjórnar þess. Hvort stefna og gildi séu raunhæf og viðeigandi fyrir fyrirtækið, starfsmenn og aðra hagaðila, hvernig þau eru innleidd og hvernig innleiðing er mæld og fylgt henni eftir. Og síðast en ekki síst hvort viðkomandi treysti sér til að fara eftir þeim og vera fyrirmynd í þeim efnum.“

Helga Hlín segir stjórnir þó verða að gæta þess að setja ekki stefnur og reglur úr einhverjum fílabeinsturni. Reglur og stefnur verða að henta og tala til starfsfólksins.

Þá sé samstarf og tenging við starfsfólk nauðsynleg.

„Siðareglur eru mjög gott dæmi um stefnumörkun sem á alltaf að vinna með starfsfólki. Þar er hægt að taka samtalið og tryggja að hljóð og mynd fari saman milli stjórnar og starfsmanna og tryggja að allir gangi í takt.“

Miklu skipti einnig að stjórnir séu ekki að setja stefnur og reglur á blað til þess eins að vera enn eitt „tikkið í boxið“ eða verkefnið álitið „enn eitt tilgangslausa nöldrið sem hefur enga þýðingu.“

„Þú getur ímyndað þér hvaða áhrif slíkt framkoma og umgengni stjórnarmanns um stefnur og reglur kann að hafa á starfsmann sem stendur frammi fyrir áskorun í starfi sínu,“ segir Helga Hlín.

Helga Hlín segir viðbrögð stjórna oft snúast um gildi og stefnu fyrirtækisins, fyrir hvað fyrirtækið og stjórnendur standa gagnvart hagaðilum og trúnað stjórnarmanna við stefnu og siðareglur.

Að sögn Helgu Hlínar eldist regluverk og vinnulag í kringum störf stjórna hratt og illa. 

Því miður sé hins vegar algengt að stjórnir gefi sér ekki tíma til að rýna í og uppfæra eigin stjórnarhætti.

Fyrir vikið fara sumar stjórnir í hálfgerða sjálfstýringu í sínum störfum.

„Innan þeirra er samkenndin sú að vera ekki að hræra í hlutunum eða vera með eitthvað vesen og einbeita sér heldur að því að hafa augun á boltanum, það er að segja fjárhagslegum gangi fyrirtækisins. Og ég skal fullyrða af eigin reynslu að það þarf þolinmæði og þol til að brjóta upp slíka stjórnarhætti innan úr stjórn, og ábyrgð stjórnarformanna, við að grípa slíka bolta og gefa slíkri umræðu súrefni er mikil.“

Þá segir hún fólk í stjórnum oft ekki hafa sömu sýn á það, hvert hlutverkið þeirra í stjórn sé. 

Sumir líti á hlutverkið sitt fyrst og fremst sem aðila sem á að leggja blessun sína yfir störf stjórnenda á meðan aðrar stjórnir skapi með störfum sínum raunverulegt virði fyrir fyrirtækið og hagaðila þess

„En það er óhætt að fullyrða að það er ótrúlegur munur að sjá skilvirkni og afrakstur af vinnu þeirra stjórna sem gefa sér tíma til að taka samtalið um stefnur og markmið fyrirtækisins í takt við tíðarandann hverju sinni, hvort skipulag og skipurit henti sýn þeirra og síðast en ekki síst hvaða verkefni stjórnin ætlar að taka sér fyrir hendur á starfstímanum til að ná markmiðum síum og hvernig best er að vinna saman að þeim.“

Hefðum jafnvel brugðist fyrr við með yngra fólk í stjórnum

Helga Hlín segir verkefni stjórnar oft kalla á aðkomu utanaðkomandi ráðgjafa. 

Og þar skipti máli að ekki sé aðeins falast eftir því að fá „Já-fólk“ til starfa.

Við skulum hafa það hugfast að það er munur á að fá ráðgjafa sem vinnur að því sem liðsmaður að styðja stjórn eða forstjóra við að ná fram heppilegri niðurstöðu eða leita eftir því að fá óháðan ráðgjafa sem hikar ekki við að velta upp öllum óþægilegum hlutunum og hefur augun á því að komast að réttri niðurstöðu.“

Óþægilegir hlutir geta til dæmis snúist um hegðun eða orðspor aðila.

„Og þá kann að vakna sú spurning hvað stjórn á að gera ef tiltekinn stjórnarmaður er sakaður um að hafa brotið gegn stefnu fyrirtækisins, starfsreglum stjórnar eða siðareglum? Ég tala nú ekki um ef brotið kann að varða við hegningarlög eða málið kann á síðari stigum að skaða fyrirtækið en stjórnarmaður neitar engu að síður að segja af sér.“

Í þessum efnum segir Helga Hlín spurningar snúast um hæfi og gott orðspor stjórnarmanna enda beri þær ábyrgð á viðbrögðum félagsins gagnvart hluthöfum og öðrum hagaðilum, og eftirlitsskyldir aðilar þurfa jafnframt að svara fyrir slíkt gagnvart Fjármálaeftirlitinu, ef upp koma efasemdir þar að lútandi.

Helga segir stjórnir geta stuðst við ýmis verkfæri til að brjóta upp óæskilegt hegðunarmunstur og venjur í stjórnarstörfum.

Að gera árangursmöt stjórna sé til dæmis frábært verkfæri góðra stjórnarhátta og leiði oft til þess að umræður opnast um mál sem einstaka stjórnarmenn hafa hikað við að ávarpa á fundum.

„En þau þurfa þá líka að vera útfærð og framkvæmd með þeim hætti að það sé svigrúm fyrir trúnaðarsamtal við utanaðkomandi ráðgjafa en ekki sem stöðluð skoðanakönnun á netinu sem allir svara „sammála“ eða „mjög sammála“ um ágæti starfa stjórnarinnar“ segir Helga Hlín. 

Þá segir Helga Hlín rétt útfærð árangursmöt jafnframt geta skilað mikilvægum upplýsingum til tilnefningarnefnda þannig að tilnefningarnefnd takist sem best til að gera tillögu til hluthafa að bestu samsetningu stjórnar.

Helga Hlín segir vinnustaðagreiningar einnig geta verið gott verkfæri fyrir stjórnir að sjá hvernig starfsfólki líður.

Hið erfiða er hins vegar, þegar stjórnir þurfa að bregðast við við vondum upplýsingum og taka óþægilegar og erfiðar ákvarðanir.

Eins og öllum er ljóst að á við um #metoo mál.

Í málefnum tengdum #metoo eru langflest okkar sem sitjum í og störfum með stjórnum í dag komin á miðjan aldur og eigum fullt í fangi með að hlusta, skilja og endurskilgreina okkur í nýjum raunveruleika. 

Ég held að við hefðum jafnvel brugðist við fyrr ef við hefðum haft meiri fókus á að hafa yngri konur og karla í stjórnum því „metoo“ snýst svo sannarlega um kynslóðabil sem þarf að brúa í stjórnum og hópi stjórnenda, ekkert síður en kynjahlutföll.“

Þá segir Helga Hlín mikilvægt að stjórnir fari aldrei á sjálfstýringu. 

Hver og einn stjórnarmaður verði að fylgja eigin sannfæringu og axla ábyrgð með vandaðri dómgreind og siðgæði.

„Og muna að svo þegar kemur að ákvörðuninni er ekkert annað í boði en að standa með eigin sannfæringu og aldrei fá hana lánaða annars staðar frá. Þótt sannfæring manns sé óþægileg og eigi ekki upp á pallborðið hjá öllum. Þótt við séu álitin vera með vesen. 

Og jafnvel þótt sannfæringin kunni að kosta okkur til skamms tíma álit annarra stjórnarmanna, hluthafa eða annarra hagaðila þá vitum við allavega að við fylgdum eigin sannfæringu og dómgreind og héldum trúnað. 

Og höfum gert okkar besta.“

Atvinnulífið mun fjalla nánar um málið á morgun.