Spáir því að vinnuvikan styttist fljótlega í 35 stundir og síðan 30

Síðustu árin hefur Nordic Visitor unnið að því verkefni með starfsfólki sínu að stytta vinnuvikuna og jafnvel gengið nokkuð lengra í þeim efnum en mörg önnur fyrirtæki. Mælingar sýna að ekki aðeins hefur ánægja starfsfólks aukist í kjölfarið heldur jókst hagnaður og viðsnúningur varð í rekstri.

Í Atvinnulífinu í gær og í dag er fjallað um styttingu vinnuvikunnar.

Afköstin haldast ekki í átta stundir

Markmið Nordic Visitor er að stytta vinnuvikuna í 35 klukkustundir. Ef ekki væri fyrir Covid, væri verkefnið komið lengra, en í kjölfar Covid þurfti fyrirtækið að fækka starfsfólki. 

Vinnuvikan fyrirtækisins er því enn 36,5 klukkustundir í stað 40 klukkustundir áður. 

Ávinningurinn af því að hafa stytt vinnuvikuna um þrjár og hálfa klukkustund er hins vegar svo áþreifanlegur að engan bilbug er að finna hjá fyrirtækinu um að halda áfram og stytta vinnuvikuna um fimm klukkustundir. 

„Mikilvægast í öllu er að starfsfólk sé með í þessari ákvörðun og sjái hag í því að breyta, bæta og einfalda ferla til þess að hægt sé að klára verkin á sjö tímum í stað átta,“ segir Ásberg og bætir við: 

Þá er líka mikilvægt að vinnudagarnir sé raunverulega styttur þannig að starfsmenn séu ekki að vinna til dæmis tíu til ellefu tíma nokkra daga og eignast svo frí á móti. Okkar reynsla er sú að afköst per unna vinnustund verða minni eftir átta tíma dag.“

Þá segir Ásberg mikilvægt að hlustað sé á endurgjöf starfsmanna varðandi útfærslur eða hnökra á ferlinu.

„Það eru margir þættir sem hafa áhrif á jafnvægi milli vinnu og einkalífs og er styttri vinnudagur einn af þeim þáttum en sveigjanleiki í vinnutíma, vinnuálag og skýr ábyrgð hafa líka áhrif á þetta jafnvægi og því þarf að horfa á heildarmyndina.“

Launahækkanir engin ávísun á hamingju

En hvers vegna var ákveðið að stytta vinnuvikuna?

„Árið 2017 fór ég að velta því fyrir mér af hverju við vinnum átta klukkustundir á dag. Hver er það sem ákvað að átta tímar væri það sem þyrfti til að fyrirtæki gætu starfað og starfsfólk aflað nægra tekna til að lifa sómasamlega?“ segir Ásberg.

Hann segist hafa velt því fyrir sér að þótt staða fólks sé mismunandi í samfélaginu sé staða flestra þannig að launin duga til að lifa nokkuð þæginlegu lífi.

Og í hvað fara þá umsamdar launahækkanir? Oftast er það í meiri neyslu sem gefur okkur í raun litla lífshamingju,“ 

segir Ásberg.

Ásberg segist á þessum tíma hafa átt samtöl við ansi marga um jafnvægi vinnu og einkalífs. Að flestra mati var fólkið sem hann talaði við sammála um að það væru ekkert endilega hærri laun sem fólk þyrfti, heldur meiri tíma.

Allt í kringum okkur er duglegt fólk sem er brenna út í lífinu. Launhækkun mun engu þar um breyta,“ 

segir Ásberg.

Niðurstaða Ásbergs var því sú að þessi átta klukkustunda viðmiðun væri engin heilög tala.

„Flestir í dag nota heilann en ekki hendurnar í vinnunni og erfitt er fyrir heilann að afkasta í átta klukkustundir. Sjálfvirknivæðingin, eða það sem er kallað fjórða iðnbyltingin er komin á fleygiferð og fyrirtæki í framtíðinni mun vel geta starfað án þess að starfsfólk vinni átta tíma á dag.

En það þarf hugarfarsbreytingu og trú á að með nútímatækni sé möguleiki á því að auka afköst og stytta vinnutíma á sama tíma,“ segir Ásberg og bætir við:

„Fyrirtækin geta þó ekki tekið styttingu vinnuvikunnar eingögn á sinn kostnaður heldur þarf starfsfólk að vera með í þeirri vegferð að einfalda verkferlar og í sumum tilfellum semja frá sér launhækkanir í staðinn fyrir meiri tíma.“

Þá segir Ásberg dugnað í formi langra vinnudaga oft geta komið í bakið á bæði vinnuveitendum og starfsfólki.

„Auðvitað er oft þörf á því að vera það sem við köllum að vera dugleg og vinna yfirvinnu. En það er ekki í hag fyrirtækja að starfsmenn séu það „duglegir“ að þeir séu að vinna yfirvinnu yfir langt tímabil. Það endar alltaf sem kostnaður hjá fyrirtækinu hvort sem það er í formi hærri laun, fleiri veikindadaga eða starfsþroti starfsmanna.“

Mjög sýnilegur ávinningur

Hjá Nordic Visitor hófst verkefnið í lok árs 2017. Þá var afkoma félagsins talsvert undir væntingum og þörf á að breyta um stefnu.

Ákveðið var að einfalda rekstur og sjálfvirknivæða verkferla.

„Til að hvetja starfsfólk með okkur í þessa vegferð var tekin sú ákvörðun að deila mögulegum bata að bættum verkferlum með því að stytta vinnuvikuna.“

Og ávinningurinn lét ekki á sér standa.

„Mikill viðsnúningur á rekstri varð strax árið 2018 og árið 2019 var met ár í okkar rekstri. 2020 byrjaði frábærlega en því miður að þá breytti Covid því hratt,“ segir Ásberg.

Þá sýndu viðhorfskannanir starfsfólks eftirfarandi niðurstöður:

• Starfsmenn telja sig hafa betra jafnvægi milli vinnu og einkalífs
• Minni streita
• Meiri starfsánægja
• Minna vinnuálag
• Vinnustundum hefur raunverulega fækkað
• Launahlutfall félagins hefur lækkað á þessum tíma.
• Afkoma félagsins hefur batnað (fyrir utan 2020)

Til viðbótar sýndu mælingar að ánægja viðskiptavina hélst áfram mikil.

Ásberg segir ákvörðun um styttingu vinnuviku þó ekki verkefni sem hægt er að taka nema í skrefum. Þess vegna þurfi að líta á styttingu vinnuvikunnar sem verkefni þar sem ýmislegt annað breytist samhliða.

Stytting á vinnuvikunni er hluti að stærra verkefni sem snýr að bættum verkferlum, aukinni framlegð, betri rekstri og meira jafnvægi starfsmanna milli vinnu og einkalífs.

Innleiðing í skrefum því til þess að þetta að skili árangri þarf fólk að geta komist í gegnum sín verkefni á færri tímum, það þarf því að fara í gegnum ferla og verkefni og reyna að bæta og breyta til að sami árangur og sömu gæði þjónustu geti nást á færri vinnutímum.

Engin hagur er í því að fækka vinnustundum og vinnuálag bara eykst, þá leiðir það ekki til minni streitu og betra jafnvægis. Því verður þetta að fylgjast að,“ segir Ásberg.

Ofangreint segir Ásberg algjört lykilatriði ætli vinnuveitendur sér yfir höfuð í það verkefni að stytta vinnuvikuna þannig að vel takist til.

„Það að eingöngu stytta vinnuvikuna og gera ekkert annað skilar fyrirtækinu litlu og streita starfsfólks hugsanlega eykst.“